Ta projektarbetet till nya höjder

2011-08-29 23:00 Elisabeth Vene  

De struntade i att klockan var för mycket. Expeditionen fortsatte mot Mount Everest topp. Åtta miste livet. Tragedin kan lära oss mycket om projektarbete, anser forskaren Markus Hällgren. <br/>- En framgångsrik projektledning är beredd på att ändra både tidsplan och mål.

När det inte går planenligt kan det uppstå ett visst beteende i gruppen. Vill det sig illa blir den här gruppdynamiken direkt skadlig. I bergsklättring är döden den yttersta konsekvensen av ett felaktigt beslut.

- Därför är en klättringsexpedition så bra om man vill studera beslutsfattandet i en projektorganisation. Det blir väldigt tydligt om någonting går fel.

Det säger Markus Hällgren, som forskar på Handelshögskolan vid Umeå universitet för att bättre förstå projektorganisationen.

Risken i projekt, enligt Markus Hällgren, är att gruppen lätt blir fixerad vid själva målet.

Det har skrivits en hel del om det ödesdigra dygnet i maj 1996, då åtta människor dog på Mount Everest. Tre expeditioner med sammanlagt 34 deltagare fortsatte upp på toppen av världens högsta berg, trots att det annalkande mörkret talade mot. Varför?

Grupperna följde sina ledare. Ingen annan hade någon talan. Det är en av förklaringarna. I botten finns pengarna. Ökad konkurrens inom klättringsindustrin gör det allt viktigare att hitta nya kunder. Därför fick deltagare med mycket pengar och lite erfarenhet följa med, och sinkade de andra. Det blev trångt på leden.

- När tid och resurser börjar ta slut kan projektledaren bli ännu mer pressad att lyckas. Den som inser att det inte kommer att funka måste vara mogen och ansvarstagande nog att vända om, säger Markus Hällgren.

Det finns några typiska drag i projektgrupper som lider av ett skadligt grupptänkande:

  • En stark ledare.
  • Gruppmedlemmarna tänker på samma sätt.
  • Gruppsammanhållning.
  • Isolering från omvärlden.
  • Yttre hot.
  • Bristande beslutsmetodik.
  • Dålig självkänsla från tidigare misslyckanden.

De här mekanismerna kan finnas i alla projekt, oavsett om du ska bygga en bro eller implementera ett nytt affärssystem.

- De är kopplade till projektstrukturen som sådan, just det gör ämnet så intressant, säger Markus Hällgren.

Ett annat typiskt beteende är vad Markus Hällgren kallar eskalerande beslutsfattande. Det innebär att hela tiden ösa in mer resurser när ett visst mål är bestämt, fastän projektet uppenbarligen inte fungerar. Det handlar inte om stora beslut som fattas vid högtidliga tillfällen, utan det som sker till vardags, man satsar gradvis mer och mer.

Det är ett ökänt beteende i stora it-projekt, exemplifierar Markus Hällgren.

- Det måste finnas möjlighet att kontinuerligt stanna upp och tänka efter.

Hur ska man våga det, när projektledarens framgång står och faller med att lyckas?

- Du behöver ledningens stöd, säger Markus Hällgren.

Det kräver i sin tur en förändrad syn på projektformen som sådan. Om huvudsaken är att det blir ett bra projekt och inte nödvändigtvis klart i tid, kan det leda till att projektet blir bättre än det var tänkt.

Lätt att säga, svårare att göra.

- Jovisst, särskilt när man jobbar mot kund, förstås.

Vad han menar är att det kan vara svårt att veta exakt vilka behoven är när ett projekt sätts i gång. Vissa saker upptäcks under gång, återigen tar Markus Hällgren it-projekt som typiska exempel. Och pekar på ytterligare ett problem: bristen på utvärdering.

Markus Hällgren har fått pris i Kanada för sin projektforskning liksom pengar från Umeå universitet. Närmast väntar ett år som gästforskare på prestigefyllda Stanford University.

- Det är helt suveränt. Jag ska fortsätta på mitt spår och dra i gång ett par nya projekt, ett är att skicka upp en kollega till Everest Base Camp till våren. Kollegan är glad, en Everest-expedition är en av hans livs stora drömmar.

Varför sticker du inte själv?

- Först och främst är min kollega väldigt väl lämpad. Sedan älskar jag visserligen att fjällvandra och skulle otroligt gärna följa med om det bara gällde mig. Men jag har aldrig klättrat och har tre små barn.

Från baslägret på Mount Everest ska forskarkollegan studera vardagligt beslutsfattande hos dem som leder expeditionen. Hur de tar hänsyn till vädret, vad de gör när folk blir akut sjuka, hur det går till när de bestämmer sig för att vända tillbaka.

Forskningsprojektet är både internationellt och tvärvetenskapligt. Markus Hällgrens ämne är företagsekonomi med inriktning på organisationsteori, en sociolog finns med och ett par forskare i industriell ekonomi.

Fyra bra råd till projektledaren

1. Gör dig medveten om din ledarstil. Låt inte prestige hindra dig från att ta in gruppmedlemmarnas synpunkter.

2. Låt projektmedlemmarna agera djävulens advokat. Låt dem turas om att ifrågasätta och skärskåda.

3. Låt en utomstående expert hacka sönder projektet i småbitar för att göra konsekvenserna tydliga.

4. Var beredd att rucka på såväl tidsplan som resurser och själva målet.Källa: Markus Hällgren

Elisabeth Vene

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Arbetarskydd.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Arbetarskydd eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer