1. Före samtalet
Undvik fredagar
• Gör målet med samtalet fullständigt klart för dig själv.
• Samla in så mycket information som möjligt från flera källor.
• Dokumentera informationen och egna observationer.
• Sök upp medarbetaren personligen för att kalla till samtalet. Undvik fredagar och inför semestern. Se till att ingen hör er.
• Välj ett ställe för samtalet där ni kan vara ostörda.
• Avsätt rejält med tid.
• Var beredd på undanflykter, motbeskyllningar och manipuleringsförsök. Försök förutse reaktionerna och träna på hur du ska bemöta dem. Exempelvis: ”Det där är säkert också en viktig fråga, men nu är det ditt beteende som vi ska diskutera.”
2. Under samtalet
Håll känslorna i styr
• Stäng av telefonerna.
• Var rakt på sak och beskriv så konkret som möjligt vad som inte är okej.
• Undvik känsloladdade uttryck, de kan upplevas som kränkande.
• Förklara hur beteendet påverkar arbetsklimatet för de andra.
• Håll huvudet kallt och känslorna i styr.
• Förklara inte eller försvara ditt eget handlande, även om du får hård kritik.
• Lyssna aktivt på vad medarbetaren har att säga.
• Kom överens om en tidpunkt när förändringen ska ha ägt rum.
• Fråga om medarbetaren behöver stöd eller handledning för att klara att genomföra förändringen.
• Förvissa dig om att ni är överens om vad ni har kommit fram till. Dokumentera detta, gärna med en skriftlig överenskommelse.
3. Efter samtalet
Följ upp
• Ge positiv feedback på ett uppföljningssamtal om medarbetaren har bättrat sig.
• Om medarbetaren inte ändrar sitt agerande kan chefen ge medarbetaren en skriftlig arbetsorder med tydliga instruktioner.
• Om medarbetaren framhärdar kan chefen framföra en muntlig anmärkning, helst i närvaro av en tredje person, eller en skriftlig varning.
• Om medarbetaren ändå fortsätter att uppträda olämpligt kan följden bli uppsägning.
Källa: Utmanande situationer i chefsarbetet (Arbetshälsoinstitutet)
Kommentarer
Välkommen att säga din mening på Arbetarskydd.
Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Arbetarskydd eller av oss anlitad personal.