Så klarar du av det tuffa samtalet

1. Före samtalet

Undvik fredagar

• Gör målet med samtalet fullständigt klart för dig själv.

• Samla in så mycket information som möjligt från flera källor.

• Dokumentera informationen och egna observationer.

• Sök upp medarbetaren personligen för att kalla till samtalet. Undvik fredagar och inför semestern. Se till att ingen hör er.

• Välj ett ställe för samtalet där ni kan vara ostörda.

• Avsätt rejält med tid.

• Var beredd på undanflykter, motbeskyllningar och manipuleringsförsök. Försök förutse reaktionerna och träna på hur du ska bemöta dem. Exempelvis: ”Det där är säkert också en viktig fråga, men nu är det ditt beteende som vi ska diskutera.”

2. Under samtalet

Håll känslorna i styr

• Stäng av telefonerna.

• Var rakt på sak och beskriv så konkret som möjligt vad som inte är okej.

• Undvik känsloladdade uttryck, de kan upplevas som kränkande.

• Förklara hur beteendet påverkar arbetsklimatet för de andra.

• Håll huvudet kallt och känslorna i styr.

• Förklara inte eller försvara ditt eget handlande, även om du får hård kritik.

• Lyssna aktivt på vad medarbetaren har att säga.

• Kom överens om en tidpunkt när förändringen ska ha ägt rum.

• Fråga om medarbetaren behöver stöd eller handledning för att klara att genomföra förändringen.

• Förvissa dig om att ni är överens om vad ni har kommit fram till. Dokumentera detta, gärna med en skriftlig överenskommelse.

3. Efter samtalet

Följ upp

• Ge positiv feedback på ett uppföljningssamtal om medarbetaren har bättrat sig.

• Om medarbetaren inte ändrar sitt agerande kan chefen ge medarbetaren en skriftlig arbetsorder med tydliga instruktioner.

• Om medarbetaren framhärdar kan chefen framföra en muntlig anmärkning, helst i närvaro av en tredje person, eller en skriftlig varning.

• Om medarbetaren ändå fortsätter att uppträda olämpligt kan följden bli uppsägning.

 

Källa: Utmanande situationer i chefsarbetet (Arbetshälsoinstitutet)