Aktivitetsbaserat kontor – trendigt eller otryggt?

2018-01-19 00:00 Ninni Dickson  

INTERIÖR. Rörligt, trendigt och nyskapande. Det aktivitetsbaserade kontoret ligger i tiden. Motståndarna anser att avsaknaden av ett eget skrivbord skapar otrygghet och förespråkarna talar om ökad kreativitet och frihet. På Kairos Future blev det ett lyft men på andra arbetsplatser har det inte gått lika bra. Gör inte samma misstag om och om igen, varnar forskaren.

För ett år sedan publicerade konsultbolaget Kairos Future rapporten Morgondagens digitala arbete och kontor. Och för två och ett halvt år sedan flyttade de själva till ett aktivitetsbaserat kontor i centrala Stockholm.

Företaget flyttade från 960 kvadrat­meter till 730. Ändå tycker de flesta att det känns som att de har fått det rymligare och luftigare. Framför allt är lokalerna mer ändamålsenliga. De 35 medarbetarna i Sverige satt tidigare i opraktiska lokaler på Vasagatan i Stockholm.

– Så det var dags för förnyelse, säger Ulf Boman, som började på Kairos Future 1998 och i dag är delägare med titeln framtidsstrateg.

Inte heller på Vasagatan hade medarbetarna sina fasta platser, men eftersom de hade gott om skrivbord blev det att de satt där de alltid satt.

– Vi var tidigt ute med den här kontorslösningen, men vi hade för få små mötesrum där man kunde arbeta enskilt. Vi hade behov av lokaler som stödjer en blandning av aktiviteter, kommenterar Ulf Boman.

Så för fyra år sedan gjorde de en ordentlig analys av det gamla kontoret. De gick runt fyra gånger per dag under tre veckor och kontrollerade beläggningen.

De gjorde även en analys över vad medarbetarna gjorde och hur de gjorde det. Var och en fick under en vecka själv mäta hur mycket tid som las på exempelvis enskilt arbete som rapportskrivande, telefonsamtal, möten och kurser.

– Vi frågade också var de helst ville prata i telefon och var de ville jobba. Många ville ha möjlighet att jobba någon annanstans då och då, men ingen ville göra det hela tiden.

Analysen blev ett bra underlag och nu visste Ulf Boman att de behövde minst 700 kvadratmeter. Till slut hittade de lokalen på Västra Järnvägsgatan, ett stenkast från Centralen. 730 kvadrat högt upp i huset med egen terrass. Och plats att växa.

Ombyggnaden efter it-företaget som satt här tidigare skulle ta ett halvår så det fanns tid för en förankrings- och förändringsprocess i organisationen.

– Den vanligaste frågan var vad de skulle göra med alla sina papper. Släng dem, sa jag. Efter ett tag tyckte man att det kändes skönt.

Tillsammans kom man fram till tre regler:

1. Lämna arbetsplatsen tom efter dig om du ska vara borta mer än två timmar.

2. Boka dina mötesrum i förväg och respektera andras bokningar.

3. Var tyst i den tysta avdelningen.

Efter flytten är hyran något lägre, även om kostnaden per kvadratmeter är högre. Det beror på att den totala ytan har minskat. Och medarbetarna är nöjda, vilket bland annat visat sig i de två utvärderingar som företaget har gjort.

Nästa steg är att alla ska ha samma digitala verktyg. Under hösten har de övergått till Office 365 och en arbetsgrupp har tagit fram riktlinjer för hur man ska jobba digitalt.

Kairos Future

Kairos Future är ett inter­nationellt konsult- och analys­företag som är specialiserat på trend- och omvärldsanalys, innovation och strategi.

Företaget grundades 1993. Det har huvudkontor i Stockholm och kontor i Göteborg och Malmö, samt i Shanghai och Barcelona.

Ninni Dickson

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Arbetarskydd.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Arbetarskydd eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Tidningen