Så jobbar du systematiskt

 Att som arbetsgivare arbeta proaktivt för att förebygga risker och förhindra olyckor är ett lagkrav enligt arbetsmiljölagen. Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) handlar om struktur och processer som ska säkerställa en god arbetsmiljö, och ska enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter vara en naturlig del av den dagliga verksamheten. Det innebär att ledningen måste vara aktiv och arbeta utifrån en tydlig policy. Men om arbetet verkligen ska bli systematiskt och genomsyra hela arbetsplatsen måste alla medarbetare engageras och få tydligt fördelade uppdrag och ansvar.

Vad innebär det då i praktiken? Arbetarskydd har granskat råd från myndigheter och arbetslivsorganisationer, läst lagtext och intervjuat ett skyddsombud för att luska fram knep och metoder som gör arbetsmiljöarbetet till en naturlig del i arbetsveckan.

1. Inför fasta rutiner

Arbetsmiljöarbetet måste vara systematiskt och kontinuerligt. Rose-Marie Landin Nilsen, regionalt skyddsombud för Akavia Naturvetarna och Sveriges ingenjörer i Västra Götalands och Hallands län, föreslår att man kopplar SAM till befintliga processer:

"Man kan hänga upp det skyddsronder och arbetsmiljöpolicy på exempelvis bokslut eller ekonomiska rapporter, vissa saker är ju återkommande i en verksamhet. Om man har ett årshjul för ledningssystem vid en ISO-certifiering kan det systematiska arbetsmiljöarbetet integreras i dessa rutiner", säger hon.

2. Riskbedömning och förebyggande arbete

Riskbedömningar utgör grunden i arbetsmiljöarbetet och ska genomföras regelbundet. Det är viktigt att identifiera både fysiska och psykosociala risker och att involvera personalen i arbetet. Arbetslivsorganisationer som Sunt arbetsliv och Prevent rekommenderar arbetsgivare att använda sig av digitala verktyg, som exempelvis:

• Digitala checklistor som alla kan ta del av.
• En mall för att identifiera risker
• Verktyg som gör det möjligt för alla medarbetare att rapportera risker direkt.
• Automatiserade påminnelser så att inga åtgärder och uppföljningar faller mellan stolarna.

Rose-Marie Landin Nilsen betonar vikten av uppföljning:

- Min erfarenhet är att vi riskbedömer och sätter in åtgärder, men sedan havererar vi med uppföljningen av om insatserna verkligen fungerat. Om man har hittat och åtgärdat ett problem är det viktigt att också komma ihåg att följa upp och att sedan åtgärda bristerna som upptäckts.

3. Främja en öppen dialog och goda relationer

En fungerande arbetsmiljö bygger på förtroende och goda relationer mellan chefer och medarbetare. Att vårda dessa relationer kan hjälpa till att upptäcka och åtgärda problem i tid.

- Det är viktigt att vara lyhörd och nyfiken snarare än dömande. Att ställa öppna frågor och ta sig tid att lyssna. Chefer måste finnas tillgängliga, på många sätt, inte bara vid utvecklingssamtal två gånger per år. Fysiska möten, telefonsamtal och regelbunden kontakt är viktiga. Vissa konsultbolag bokar in luncher med sina anställda som sitter ute hos kunder, kanske en gång i månaden. Det är inget facit, men det är ett sätt. Det viktiga är det här återkommande, att kommunikationen finns där hela tiden, säger Rose-Marie Landin Nilsen.

4. Belöna engagemang och utbilda kontinuerligt

För att få personalen att rapportera risker och missförhållanden behövs en kultur där detta uppmuntras, lyfts fram och ibland till och med belönas. Detta stöds i mycket forskning. Det är ofta medarbetarna som först uppmärksammar risker i arbetsmiljön och positiv återkoppling visar att det inte bara är okej att ta upp brister på arbetsplatsen, utan till och med önskvärt. Dessutom bör både chefer och medarbetare få löpande utbildning inom arbetsmiljö och säkerhet.

5. Integrera arbetsmiljö i verksamhetens processer

För att arbetsmiljöfrågor inte ska bli en sidopunkt bör de vara en naturlig del av verksamheten:

• Diskutera arbetsmiljö på veckomöten.
• Ta upp arbetsmiljöfrågor som en naturlig del av utvecklingssamtal.
• Håll regelbundna arbetsplatsträffar om arbetsmiljön, med en tydlig ansvarsfördelning.

6. Följ upp och mät utvecklingen

Nyckeltal gör det lättare att följa arbetsmiljöarbetet och se resultat över tid. Exempel på mått kan vara:

• Antal sjukskrivningar och arbetsskador.
• Antal rapporterade risker och genomförda åtgärder.
• Trivselundersökningar tar tempen på arbetsplatsen. Använd dem och agera på resultatet.
• Integrera arbetsmiljö i övriga ledningssystem, och koppla till mål som produktivitet, kundnöjdhet och kvalitet.

Källor: Arbetsmiljöverket, Sunt arbetsliv, Prevent, Arbetsmiljölagen.