Efter covid - en ny skön arbetsplats

HEMMAJOBB. En ny sorts chef? Väggar av växter? Och på sikt kanske en modernare arbetsmiljölag? Arbetsplatser runt om i världen provar sig nu fram till ”det nya normala” för kontorsfolk och deras arbetsgivare.

– En viktig insikt är att det kan behövas en annan typ av chef med distans- och hybridarbete, säger Linda Weidenstedt, sociolog på Ratio och Stockholms universitet.

Hon och en grupp forskarkollegor har under vintern levererat tolv konkreta punkter att tänka på för en arbetsplats som överväger om och hur den ska fortsätta med distansarbete. Grunden är att hitta ett arbetssätt som är bra både för arbetsgivaren och de anställda.

Pandemin tvingade cirka 1,2 miljoner svenskar att jobba från sitt hem under minst halva arbetstiden. Men våren 2023 har coronan planat ut och blivit vardag, och i dag finns inga restriktioner om närvaro på jobbet.

Detta har fått forskare att undersöka och utveckla framtidens skrivbordsarbete: på kontoret, hemma eller en blandning?

– En fördel med kontor är att alla är på samma ställe, att de snabbt kan utbyta information både på formella och informella möten. Forskningen säger också att innovation och kreativitet händer när man är på samma ställe, säger Linda Weidenstedt.

Samtidigt har många upptäckt fördelarna med att jobba hemifrån.

– Den som inte behöver åka till jobbet sparar tid. Tillvaron kanske är lugnare, och det är lättare att kombinera jobbet med att följa barnet till skolan eller ta en promenad på lunchen. Och med anställda som trivs kan arbetsgivaren räkna med gladare och kanske mer produktiva medarbetare.

Mot den bakgrunden kan kompromissen bli hybridarbete. Det vill säga en kombination med några distansdagar hemma och några dar på jobbet med kollegorna.

Erfarenheter från pandemin talar för att just hybridarbete kan bli ”det nya normala”.

Linda Weidenstedt konstaterar att tekniken för distansjobb har utvecklats och att företag har investerat i den. Arbetsgivare har upptäckt att mindre kontorsutrymmen sparar pengar. Det kan dock behövas en annan typ av chef på distans.

– Chefen måste våga släppa kontrollen. Det gäller att ha is i magen och lita på att de anställda gör sitt jobb. En mycket kontrollerande chef kan lätt upplevas som obehaglig.

I Finland har Arbetshälsoinstitutet sökt svaret på hur kontoret bättre ska attrahera motsträviga kontorsarbetare. I en forskningsöversikt ställs begreppen belastningsfaktorer och resursfaktorer mot varandra. Sara Malve-Ahlroth, specialsakkunnig på institutet, förklarar att båda är viktiga för att få kontorsfolket att vilja gå till arbetsplatsen:

– Belastningsfaktorer är grunden – som belysning, akustik, ventilation, inomhusluft. De går inte att hoppa över, och utan koll på dem kan välmåendet hos anställda försämras.

– Sedan kan man bygga på med resursfaktorer som ökar välmåendet, och då finns ingen bortre gräns. En konkret grej som det har forskats mycket kring är att ta in naturen eller naturintryck i kontorsmiljön.

Växter, naturmaterial och naturmönster är typiska resursfaktorer. Trä som doftar, som känns mot huden, och som låter när man går på det. Enligt Sara Malve-Ahlroth kan trivsel och produktivitet öka med konceptet biofilisk design. Kanske en vägg av växter som skapar kontakt mellan ute och inne.

Andra resursfaktorer kan vara dekorationer som ett foto eller ett personligt vykort. Eller en planlösning som gör det lätt att mötas.

– Börja med mindre grejer! Prova och känn efter hur det blev. Prata tillsammans om vad ni kan göra, säger Sara Malve-Ahlroth, som vill se mer forskning kring resursfaktorerna.

Så till de tolv punkterna i Ratios rapport. De handlar om frågor som behöver ställas inför beslutet om framtiden: Tillbaka till kontoret – kvar där hemma – eller hybridarbete?

Frågeställningarna utvecklas i skriften, här kommer de i kortkort format:

1. Vilket syfte har själva kontoret? Arbetsplats, mötesplats eller både och?

2. Fungerar dagens lokaler för detta?

3. Har företaget råd att inte erbjuda distans- eller hybridarbete i branscher med kompetensbrist?

4. Hur ska risken för cyberattacker minskas vid distansjobb?

5. Vilka digitala verktyg behövs?

6. Finns cheferna som kan leda arbete på distans?

7. Hur kan risken för splittring mellan dem som finns på kontoret och dem som jobbar på distans förebyggas?

8. Vem ansvarar för vad inom arbetsmiljön?

9. Hur kan företaget bidra med utrustning till hemmakontoret?

10. Är kontorshotell ett alternativ?

11. Gör distans- eller hybridarbete att de anställda generellt mår bättre?

12. Hur påverkas jämlikheten mellan män och kvinnor?

Men vem ska svara på alla dessa frågor?

– Vi riktar oss specifikt till hr-personer och chefer på olika nivåer, säger Linda Weidenstedt.

– Men det är också viktigt att arbetstagarna har sina representanter med när handlar om arbetsmiljön vid hemarbete. Vem som har ansvar för den och vem som kommunicerar det.

Hon berättar att rapporten inte går in på vad som behövs när det gäller arbetsmiljön. Däremot konstateras att företaget måste ta ställning till vem som ska stå för till exempel ett höj- och sänkbart skrivbord eller en stor skärm till datorn.