Hetaste kontorstrenden: sitta på flera stolar

2015-07-27 07:00 Elisabeth Vene  

AKTIVITETSBASERAT. ”Inget eget skrivbord. Och du måste plocka undan efter dig varje dag.”<br/> – Reaktionerna blev allt ifrån ”Å vad kul!” till ”Förfärligt, det kommer aldrig att gå”, berättar Christine V Gustavsson, chef för globalt kunskapsutbyte på Skanska.

Det kallas aktivitetsbaserat kontor. Ingen har sin egen arbetsplats. På Skanskas nya huvudkontor väljer man ställe beroende på arbetsuppgifterna för stunden . Den som behöver koncentrera sig stenhårt sätter sig i det biblioteksliknande ”green room”. Eller väljer en egen liten kammare, det finns både bokningsbara och dropin-rum. Den som vill ha mera liv och rörelse omkring sig sätter sig vid ett storbord eller ett vanligt skrivbord i sin ”hemmazon”. Där har var och en sitt eget skåp.

Ledningen då?

– Våra ledningsgrupper sitter i hemmazon som alla andra. För koncernledningen, som redan är mycket mobil och ständigt på resande fot, var det inget stort steg att ta, säger Christine V Gustavsson.

Det fanns ett grundläggande skäl till att Skanska flyttade sitt huvudkontor: hyreskontraktet gick ut. Ledningen hade lekt med tanken att haka på trenden med aktivitetsbaserade kontor. Men innan beslutet fattades gjordes en omfattande analys, bland annat åkte en projektgrupp på studiebesök till Nederländerna, där man är långt framme med konceptet.

– Det gäller att göra hemläxan ordentligt och ta reda på vilka behov som finns i den egna verksamheten. Det var en aha-upplevelse vid studiebesöken att se hur olika lösningar det finns, säger Christine V Gustavsson som ingick i projektgruppen

Att göra läxan inbegrep också att titta på vad som fungerade i det gamla sättet att jobba. Det skedde bland annat i en medarbetarstudie, där alla fick säga vad som är nödvändigt för att kunna göra ett bra jobb. Efter ett halvår på det nya stället gjordes en uppföljning.

– Mätningen visade att sjuttio procent var klart positiva, medan 30 procent var mind­re nöjda i skiftande grad, berättar Christine V Gustavsson.

Att jobba som ledare i en aktivitetsbaserad miljö är lite annorlunda jämfört med en miljö med fasta arbetsplatser, säger hon.

– Det har lett till att ledarskapet delvis har förändrats. Att inte se Nisse sitta vid skribordet 9–17 måste leda till nya strategier. Veckomötet kanske blir ännu viktigare. Medarbetarna får större förtroende och ansvar. Några chefer fick brottas med att folk boade in sig på vissa favoritställen.

Ett av huvudmålen med förändringen var att öka samarbete och kunskapsutbyte inom företaget, säger Christine V Gustavsson. Stora organisationer är ofta dåliga på samverkan.

– Men det tar tid för alla att vänja sig, vi är inne i en läroprocess. När man successivt förstår att det finns nya möjligheter och börjar styra själv, kanske man börjar planera sina arbetsdagar bättre.

Några förändringar i sjukfrånvaron?

– Varken skyddskommittén eller företagshälsovården har sett några tendenser till ökad sjukfrånvaro. Vi har alltid haft väldigt låg sjukfrånvaro, vi kanske i stället går hit lite oftare än vi borde..

Så hittar medarbetarna i kontoret – och varandra

Kontoret har 8-9 olika hemmazoner på fem kontorsvåningsplan.

Vid alla hissar finns pekskärm så att man kan hitta i lokalerna.

Chattverktyget Lync och mobilen används för att hitta varandra.

Inga skarpa gränser mellan zonerna, som är färgsatta enligt företagets grafiska profil.

Textil matta i hemmazonerna för bättre ljudmiljö.

I alla hemmazonerna kan man förvänta sig låg ljudnivå men inte helt tyst. Symboler visar vilken ljudnivå som gäller.

Det finns trivselregler, som en arbetsgrupp har tagit fram. Reglerna ska vara så få som möjligt.

Alla arbetsplatser av typ ”skrivbord” har höj- och sänkbara bord. Cirka hälften av dem har dubbla datorskärmar.

Laptop och trådlös mus, som lätt kopplas upp till kontorets trådlösa wifi, är standardutrustning.

På varje våningsplan finns ett kafétorg. Där visas lokala nyheter på stora skärmar.

I bottenvåningen finns en friskvårdsanläggning som är gratis för medarbetarna. Dessutom får de friskvårdspeng. Det finns också personlig tränare och massage, men det får de betala för.

Kontorsytan har krympt med 20 procent, men gemensamma lokaler som medarbetar-lounge och utbildningscentrum har tillkommit.

Tre grupper i förändringsprocessen

1. De strategiska besluten har fattats i en styrgrupp bestående av chefer för alla verksamhetsgrenar. Den finns kvar för att kunna skruva på och förbättra konceptet.

2. En projektgrupp på ett tiotal personer har jobbat operativt minst halvtid. Här fanns kompetens i fastighetsfrågor, kommunikation, förändringsprocess, it, arkivering.

3. En arbetsgrupp med människor från alla delar av verksamheten träffade projektgruppen var fjortonde dag. På 30 procent av sin arbetstid har de varit ögon och öron och fångat upp oro, behov och frågor.

Elisabeth Vene

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Arbetarskydd.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Arbetarskydd eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Tidningen

Kampen