Stoppa ohövligheter – höj effektiviteten

2018-08-10 00:00  
I en svensk studie såg man att tre fjärdedelar av de tillfrågade hade råkat ut för ohövligheter från kolleger och chefer under det senaste året. Två tredjedelar uppgav också att de själva uppträtt olämpligt. Foto: Agnieszka Wozniak/Caiaimage/IBL Bildbyrå

FORSKNING. En försämrad arbetsmiljö, produktivitetstapp och en avsevärd risk att mista talanger. Att motverka och hantera ohövliga beteenden på arbetsplatsen är ett minst lika viktigt arbete som att ta hand om större arbetsmiljöproblem.

Många arbetsplatser trappar upp sina satsningar på att förebygga kränkningar, trakasserier och mobbning. Men det gäller att inte glömma bort de mindre gruskornen i maskineriet i jakten på de stora arbetsmiljöproblemen.

Flera internationella forskningsstudier har visat på samband mellan ohövlighet och minskat psykiskt och fysiskt välmående. Det finns också en stark koppling mellan minskad tillfredsställelse på arbetet, försämrad produktivitet och en ökad risk att medarbetare vill säga upp sig. Subtila arbetsmiljöproblem kan alltså, i värsta fall, leda till ett markant talangtapp.

Ohövliga beteenden kan sammanfattas som de destruktiva, subtila och högst vardagliga beteenden mellan kolleger och chefer som dränerar organisationer på energi och skapar vantrivsel bland människorna i dem.

Det behöver inte ligga en ond avsikt bakom beteendena, de behöver inte ens ske medvetet, men hur de uppfattas av mottagaren spelar roll. Det kan till exempel handla om att missa att bjuda in kollegan till ett möte, att inte hälsa på varandra eller att agera ignorant under ett möte.

Nästan tre fjärdedelar av de tillfrågade i den svenska studien Workplace Incivility in a Swedish Context uppgav att de under det senaste året råkat ut för någon form av ohövligt beteende av sina arbetskamrater eller chefer. Två tredjedelar medgav även att de själva uppträtt olämpligt. Liknande resultat finns i amerikanska studier.

En arbetsmiljö som präglas av brist på respekt kostar inte bara i psykiskt lidande. Uppskattningar som gjorts där man jämfört produktionsförluster med årslön visar att ohövlighet kan kosta mellan motsvarande 10 000 och 100 000 kronor per medarbetare och år.

– Då har man inte räknat in dolda kostnader som till exempel sjukvård till följd av stress eller kostnader för att man behöver nyrekrytera, säger Kristoffer Holm, doktorand vid institutionen för psykologi på Lunds universitet. Han arbetar i en forskargrupp som studerar hur ohövliga beteenden samspelar med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Kristoffer Holm säger att motgiftet är att aktivt främja ett kommunikativt klimat.

– Det kan handla om att sätta sig tillsammans och dryfta problem, att tala om hur man talar med varandra. Det är också viktigt att ledare och chefer betonar vikten av hövlighet och att bemöta varandra med respekt. Att sätta ord på vilken kultur man vill ha, säger Kristoffer Holm.

Hans råd till chefer som vill arbeta förebyggande är att alltid föregå med gott exempel. Att tydliggöra att alla är med på ett gott uppförande och att bygga ett positivt kommunikationsklimat som präglas av öppenhet. Att helt enkelt inte ta för givet det som brukar kallas ”sunt förnuft”.

Arbetsgivarens ansvar för att stävja ohövlighet

Från den sista mars 2016 gäller nya regler för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska förebygga risker och främja god arbetsmiljö även på det psykosociala området, och arbetsplatser ska kunna leverera en god psykosocial arbetsmiljö. Föreskriften (AFS 2015:4) omfattar krav i arbetet, kränkande särbehandling, arbetsbelastning, organisation, resurser och social arbetsmiljö, till exempel samspel och samarbete.

10 steg mot ett bättre arbetsklimat

Boken The Cost of Bad Behavior at Work: How incivility is damaging your business and what to do about it av Christine Pearson och Christine Porath kom första gången ut 2009.

Boken är en del av det runt 20 år långa forskarintresset för området och står sig än i dag för den som söker inspiration för att aktivt motverka en för­giftad arbetsmiljö. I boken listar de tio åtgärder för att motverka och hantera ohövligheter på jobbet.

1. Visa vad ni står för och uttala nolltolerans

Ledningen bör uttala sig aktivt kring frågor som rör vilken slags arbetsmiljö och kultur som ska eftersträvas, både i tal och i skrift. Genom att uttala sig om företagets värdegrund skapas riktlinjer att jämföra sig med och luta sig mot om och när avvikelser uppstår.

2. Ta en titt i spegeln

När regler och normer väl är på plats så är det upp till chefer och ledare att visa vägen genom att agera som goda förebilder. Börja med enkla frågor som: Är jag lika respektfull mot alla i organisationen? Tar jag ut frustrationer på dem som har mindre makt än jag? För att hjälpa chefer med denna självutvärdering kan hr-funktionen bistå med att spela in eller skugga cheferna och ge dem återkoppling.

3. Rensa ut ogräset innan det slår rot

Var noga med att släppa in rätt män­niskor i organisationen. Bakgrundskontrollera kandidater och gör en rykteskoll i branschen. Vem som helst kan se bra ut på papper.

4. Tydliggör vad ni menar med gott uppförande hos er

Avsätt resurser för att träna medarbetare och chefer i kommunikation och ämnen som aktivt lyssnande, konflikthantering, förhandling, coachning, feedback och stresshantering genom upplevelsebaserat lärande i form av observationer och rollspel.

5. Lär medarbetare och chefer hur de kan märka och hantera destruktiva beteenden

Skapa en kultur där det är naturligt för chefer och medarbetare att ge varandra återkoppling. Gör det möjligt både för chefer och medarbetare att uppmärksamma eventuella avsteg från den respektfulla linjen.

6. Lyssna noga på din organisation

360-gradersfeedback kan vara ett effektivt sätt att upptäcka oönskade beteenden, inte minst eftersom det finns en företeelse där personer är trevliga mot överordnade men tar ut frustrationer mot dem som har mindre makt.

7. När ohövlighet uppstår i organisationen – agera

Träna chefer i att bemöta oönskade beteenden.

Utan att uppmärksamma dem när de uppstår riskerar man att de upprepas – och sprids likt ett virus.

8. Ta klagomål på allvar

Uppmuntra chefer att upprätta en öppen-dörr-policy: se till att hen tar sig tid att lyssna och agera på signaler om alla former av oönskade beteenden – och se till att det finns en plan för hur chefen ska agera när detta sker så att hon eller han snabbt kan skrida till handling.

9. Gör inga undantag

Låt det aldrig bli okej att hänvisa till bortförklaringar som ”det är bara så hen är”.

Markera beteenden som inte är okej och uppmärksamma kollegan omedelbart på vad som tolereras och inte i organisationen.

10. Använd exitsamtal för att fånga upp dolda missförhållanden

Många organisationer missar det, men att intervjua medarbetare en längre tid (cirka sex månader) efter att de slutat, är ett lysande tillfälle att få veta mer om exempelvis oupptäckta destruktiva företeelser i arbetsmiljön.

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Arbetarskydd.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Arbetarskydd eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Arbetsmiljö