Så löser du teamets nio vanligaste problem

2019-11-01 00:00 Elsa Frizell  

Problemlösning. För lite åtgärder med förankring i forskning och för många kick-offer för att visa att något görs. Så ser det alltför ofta ut när gruppers problem på jobbet ska lösas. Det anser professor Annika Lantz Friedrich. I en ny bok ger hon råd baserade på forskning.

Om boktiteln De vanligaste problemen med teamarbete och hur man löser dem får dig att tänka på snabba lösningar så är det inte meningen. Det finns inte några ”quick-fix” för att få till ett bra teamarbete. Annika Lantz Friedrich vet. Hon är professor i arbets- och organisationspsykologi vid Stockholms universitet och har forskat om team de senaste tjugo åren. Tillsammans med författarkollegerna Daniela Ulber och Peter Friedrich har hon i en ny bok sammanfattat kunskapsläget.

Det behövs ökad kompetens, menar hon, både inom konsultvärlden som erbjuder företag hjälp med teamutveckling, och bland dem som beställer tjänsterna.

– Organisationer som köper in konsulttjänster har ofta dålig beställarkompetens. Det gör att det blir väldigt mycket trams och mycket lösningar som är i ropet eller lösningar som konsulter säljer in oavsett vad problemet är, säger Annika Lantz Friedrich.

Med boken vill hon och hennes kolleger ge kunskap till dem som jobbar i fältet men också till dem som köper in tjänsterna, så att de vet vad de ska beställa.

Boken tar avstamp i en undersökning om vilka problem som personer som ofta arbetar i team uppfattar att de har. Nio vanliga problem identifierades och bokens kapitel utgår också från dessa.

– I varje kapitel går vi igenom vad forskningen säger är de viktiga orsakerna till problemen. Du får en kognitiv karta som du kan ha som utgångspunkt när du analyserar vad som är problem på er arbetsplats.

Annika Lantz Friedrich menar att det slarvas mycket med analysen – dels när det handlar om att identifiera problemet i en grupp som inte fungerar, dels när det handlar om orsaken till problemet. Ett kardinalfel är att man anser sig ha lösningen innan man vet vad som är problemet eller orsaken till problemet, påpekar hon.

– De lösningarna kan till exempel vara lite teambuilding, sätta sig ned och prata om hur man känner för varandra, eller en rolig föreläsning om hur det är att jobba i team. Det kan vara kul och avkopplande, men det är inget sätt att lösa problem i teamarbetet eller effektivisera teamarbete.

Den samlade forskningen visar att för att lösa problemen i en grupp behöver man följa vissa steg. I boken beskriver författarna en cirkel där varje steg måste arbetas igenom. Det gäller att först beskriva situationen, sedan definiera kärnproblemet. Därefter ska orsakerna till problemet analyseras och tänkbara lösningar tas fram. Till sist tas en handlingsplan fram och åtgärder genomförs.

– Om inte tandläkaren analyserar vad det är som gör ont i munnen så blir det en dålig behandling, det säger sig självt. Men ofta inte inom denna domän. Då slarvar man och tror att man vet.

Hon anser att det görs för mycket ute på arbets­platserna för att lösa problem och förbättra arbetsmiljö som det inte finns någon evidens för. Forskningen visar att ju tätare kopplingen till det du ska göra på jobbet är, desto bättre blir resultatet. Annika Lantz Friedrich ger koordination som exempel.

– Detta är ett vanligt problem, att saker faller mellan stolarna. Teamet saknar en kollektiv delad samsyn kring vad som är målet för uppgiften och hur den ska göras, och de saknar samsyn kring egna resurser och samsyn kring hur man bäst fungerar tillsammans.

Här är kommunikation viktigt och sådant som en ordentlig tidplan och scheman. Om teamet har problem med smidig koordination då är lösningen att träna på just det och att ha träningsprogram kopplat till det som teamet gör i jobbet.

– Det finns stor kunskap kring hur sådana program kan utformas och vad man ska göra, men det är rätt avancerat och mycket svårare än att skicka iväg folk på ”lära-känna-övningar”, konstaterar Annika Lantz Friedrich.

Tendensen till att förlita sig på snabba lösningar beror enligt Annika Lantz Friedrich också på att många organisationer inte vill investera det som krävs.

– Det görs massor där motivet inte egentligen är att gå till grunden med problemet utan att visa att man gör någonting. Man gör en rolig kick-off eller skickar ut en enkät kring hur vi har det, så att man kan prata och tänka kring det. Konsekvensen blir att man inte löser problemet, folk är ju inte dumma. Så många lämnas med en känsla av att inte tas på allvar, eller att man slösar resurser. På sikt leder det till en stor trötthet och frustration.

Sätt i stället rätt förväntningar, råder hon.

– Säg att du förstår att det här problemet har flera orsaker, men vi inte kan ta itu med alla. Nu gör vi detta och då kan vi inte förvänta oss att det blir helt bra, men lite bättre.

Problem i team har nämligen nästan alltid flera orsaker, där inte minst teamets förutsättningar är avgörande för samspelet. Det handlar om faktorer på organisatorisk nivå, teamets nivå och på individnivå. Det handlar bland annat om arbetets utformning, teamets sammansättning och individernas förutsättningar.

– Alla de tre nivåerna kommer att ha en påverkan på samspelet. Vi kan inte diskutera om ett samspel i ett team är bra eller dåligt utan att ta hänsyn till dessa saker. Men det sker jätteofta. Ofta förlägger man orsaker till att det inte fungerar på gruppens samspel eller på individnivå.

Just arbetets utformande är avgörande.

– Teamet måste ha någon anledning att ha ett samspel som också innebär tankeutbyte, lärande och problemlösning. Väldigt många som arbetar i team har ett arbete som är helt standardiserat, där man inte har något inflytande över hur saker ska göras. Det får konsekvenser för samspelet.

Annika Lantz Friedrich är kritisk till att vi i Sverige så ensidigt använder teorier som inte tar hänsyn till teamets förutsättningar.

– Av någon anledning är man otroligt förtjust i dessa stadieteorier, till exempel Susan Wheelans modell. Det är jätteproblematiskt, efter­som man i dessa teorier säger att samspelet ser likadant ut för alla team oavsett förutsättningar. Det empiriska stödet för dessa teorier är dessutom väldigt lågt.

Nio vanliga problem i gruppen

1. Problemlösningscirkeln följs – men problemet löses på fel sätt.

2. Det finns team men inget teamarbete.

3. Gruppens sammansättning är inte optimal.

4. Gruppen lyckas inte koordinera sitt arbete på ett smidigt sätt.

5. Konflikter.

6. Teamledarskapet brister.

7. Lyckas inte anpassa sig till förändringar.

8. Gruppen bidrar inte till organisatoriskt lärande.

9. Åtgärder som inte fungerar genomförs.

Källa: Annika Lantz Friedrich.

Varje steg är viktigt

Den samlade forskningen visar att varje steg i problemcirkeln behöver arbetas igenom för att få en bra lösning på teamets problem.

1. Beskriv situationen.

2. Identifiera kärn­problem.

3. Analysera orsakerna.

4. Bestäm vad som ska förändras och sätt mål.

5. Hitta lösningar.

6. Planera åtgärderna.

7. Genomför dem.

8. Utvärdera.

9. Avsluta inter­ventionen.

Källa: Annika Lantz Friedrich.

Elsa Frizell

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Arbetarskydd.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Arbetarskydd eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Tidningen