Experten: Det är pausen som gör dig effektiv

- Det spelar ingen roll hur bra din att-göra-lista är, om du inte har energi och lust är listan meningslös, säger Bosse Angelöw.

Han har skrivit boken Effektiv tidshantering med undertiteln ”få mer gjort på kortare tid”.

Att motarbeta stressen är ett bärande budskap i den 200 sidor tjocka boken fylld med konkreta tips och kunniga råd i 28 olika avsnitt.

- Om vi kan lugna ned oss kan vi också lättare se vad som ska prioriteras. När vi är stressade tappar vi lätt fokus och kan inte sätta in saker i ett helhetssammanhang, säger han.

Han menar att även återhämtningen ska ses som ett arbetsmoment och planeras in i dagsschemat. På så sätt lockas man inte att hoppa över pauserna på grund av tidsbrist.

- Återhämtningen är faktiskt ett jätteviktigt arbetsmoment. Vi behöver inse att det mest produktiva är att varva aktiviteter med återhämtning. Varje arbetsplats behöver lägga upp arbetsdagarna så att det hela tiden finns en bra balans mellan arbetsinsatser och återhämtningspauser, säger han.

Att man över huvud taget ska behöva påpeka en sådan sak, menar Bosse Angelöw, beror på att svenskarna av tradition har en väldigt hög arbetsmoral och inte vill smita från jobbet. Dessutom är det hög status bland karriärmänniskor att ha en fulltecknad almanacka - den smittsamma bråttomsjukan som Bosse Angelöw kallar det.

Därför är det viktigt att arbetsgivaren hjälper till att motarbeta den ineffektiva stressen.

- Det kan man till exempel göra genom att upprätta en mejl- och mobilpolicy som säger att en medarbetare inte behöver vara tillgänglig dygnet runt. Företaget måste respektera medarbetarnas fritid. I stället för att skicka iväg ett mejl på kvällen kan man tidsställa det så att det går iväg nästa morgon på arbetstid, säger Bosse Angelöw.

Ett vanligt fel är att stapla möten på varandra. Att man går direkt från ett möte till ett annat. Det ger ingen tid till återhämtning eller reflektion.

En annan viktig sak att ta på allvar är de oförutsedda händerna.

- Det inträffar alltid något oförutsett, men vi glömmer att planera för det. Det räcker med att du räknar samman hur många timmar du fick lägga ned förra veckan på oförutsedda händelser för att förstå att det kan förstöra planeringen, säger han.

I intervjun med Ingenjörskarriär tar han också upp myten om ”multitasking”, att kunna göra många saker samtidigt.

-Det är inget att sträva efter. Det är ett ineffektivt arbetssätt. Det mest effektiva är att göra en sak i taget och göra den färdig. Man bör jobba åtminstone 20 minuter innan man byter uppgift. Man bör inte heller kolla mejlen mer än några få gånger varje dag, säger han.

Och så måste man lära sig att säga nej när andra vill ha hjälp.

- För den som har svårt att säga nej kan till slut arbetsbördan bli för stor och situationen ohållbar, säger Bosse Angelöw.

Han har arbetat med den här typen av frågor i 30 år och skrivit en rad böcker. I boken Effektiv tidshantering, utgiven på Natur & Kultur, har han samlat exempel från flera av de tidigare böckerna.