Nytt it-system. Igen. Det ska medarbetarna klara av som ingenting.<br>– Utbildningen glöms bort, säger användbarhetsexperten Jonas Söderström. Han har gjort en checklista, som påminnelse.
Nya it-system brukar göra medarbetarna arga och frustrerade och verksamheten hakar upp sig. Bristen på utbildning är ofta boven.
– Utbildning måste finnas med i projektbeskrivningen, men styrs ofta bort, säger Jonas Söderström, som är informationsarkitekt och expert på användbarhet.
I bästa fall pressar arbetsgivaren in något. Men så tar pengarna slut och det är bråttom.
Ibland får medarbetarna gå på kurs så lång tid i förväg att de har hunnit glömma allt när systemet väl är på plats. Då tycker de inte att de har fått någon utbildning, medan arbetsgivaren hävdar motsatsen. Repetition och uppföljande utbildning glöms bort. Liksom de nyanställda.
Det retar Jonas Söderström. För att förebygga onödiga konflikter har han komponerat en checklista. Tanken är att ledningen tillsammans med representanter för slutanvändarna, till exempel skyddsombuden, ska komma överens om vilken utbildning och vilket stöd som behövs. Checklistan ska fungera som ett avtal mellan parterna och inte förändras utan att man diskuterar frågan på nytt.
– Självklart ska system vara så enkla och intuitiva som möjligt. Men i arbetslivet är många system så stora och hanterar så komplexa verksamheter, att man måste räkna med att det behövs utbildning.
En bra princip när man inför ett nytt system är att utgå från dem som ska använda det.
Sverige var tidigt en pionjär i att uppmärksamma den fysiska arbetsmiljön. Nu är det dags att vara föregångare också inom den digitala arbetsmiljön, tycker han.
Arbetet med den digitala arbetsmiljön är bara i sin början.
– Det behövs fler metoder och verktyg. Det borde till exempel finnas verktyg för riskbedömning när it-system ska införas, säger Jonas Söderström.
Kolla att alla utbildningsbitar är med
Patienter blev lidande
De anställda inom vården är vana vid att utsättas för nya it-system. När journalsystemet PMO infördes i Region Skåne förra våren blev personalen så stressad att patienterna blev lidande. Fyra fackförbund gjorde en gemensam anmälan till Arbetsmiljöverket.
Handledare förstod inte själva
När Arbetsförmedlingen införde ett nytt datasystem, i vilket de arbetslösa ska registrera jobben de söker, visste personalen själv inte hur systemet skulle fungera och de kunde i sin tur inte visa det för de arbetslösa.
Polisen glömde utbildning
Huvudskyddsombuden på Polismyndigheten i Skåne kräver att ledningen stoppar det nya rapporteringssystem Pust. I ett första skede vill skyddsombuden gå tillbaka till det gamla rapporteringssystemet, men sedan vill de att ett helt nytt system byggs tillsammans med personalen, som ska få tid för utbildning innan det sjösätts.
Användbarhetsexperten Jonas Söderströms kommentar:
”Pust är inte bara uselt ur arbetsmiljösynpunkt, det är nästan totalt oanvändbart och därför samhällsfarligt, eftersom det håller poliserna från att arbeta mot brott. Rikspolisstyrelsens ansvariga har självkritiskt sagt ’vi borde ha utbildat mer’. Men systemet är så dåligt att ingen utbildning i världen kan göra det till ett acceptabelt arbetsverktyg. En riktigt stor samhällelig skandal.”
--
Fakta / Jonas Söderström
Har skrivit boken Jävla skitsystem! Han ingår i Användningsforum, en grupp som arbetar för regeringen med att göra it mer tillgängligt och användbart. Gruppen består av deltagare från it-branschen, myndigheter och handikapporganisationer.
Fyra viktiga steg som ofta glöms bort:
1. INTRODUKTION
Att tänka på:
Alla tillsammans eller individuellt?
Vid skrivbordet eller i extern utbildningslokal?
Intern lärare eller från leverantören?
2. GRUNDUTBILDNING
Att tänka på:
Undervisningsmaterial?
Har utbildaren hållit utbildningen tidigare?
Är systemet färdigt eller under utveckling, så att användarna kan vara med och påverka?
3. INFÖRANDESTÖD
Att tänka på:
Hur mycket kommer produktiviteten att minska under införandet?
Sker stödet vid bestämda tillfällen eller under en period?
Hur länge behövs stödpersoner på plats?
4. REPETITION OCH UPPFÖLJNING
Att tänka på:
Ska leverantören vara lärare eller någon intern person? Egenstudier?
